La gestión de compras es una de las actividades más importantes dentro de la empresa, ya que al manejar un presupuesto mayor al de otras áreas permite ahorrar costos y mejorar la competitividad.
En este artículo vamos a explicarte en qué consiste, cuáles son sus principales funciones, qué beneficios ofrece y cómo mejorarla. ¡Seguí leyendo!
¿Qué es la gestión de compras?
La gestión de compras de una empresa es la encargada de adquirir los bienes y servicios que esta necesita para desarrollar sus actividades diarias y cumplir con sus objetivos.
Su principal función es encontrar proveedores de calidad que garanticen la entrega de los productos y materiales requeridos, en las cantidades y tiempos solicitados, y al mejor precio.
Con el correr del tiempo esta tarea pasó de ser considerada como un simple proceso operativo a convertirse en uno de los pilares estratégicos de toda organización.
La misma es responsabilidad del sector de compras de la compañía y requiere de un amplio conocimiento de toda la cadena de suministro, desde los procesos de control de stock hasta los relacionados con facturación, transporte y logística.
Sus tareas también implican una investigación continua del mercado para conocer las necesidades internas, los nuevos servicios disponibles, los precios vigentes y la situación de los distintos distribuidores y abastecedores.
Funciones de la gestión de compras
El proceso de gestión de compras de una empresa se divide en 7 fases principales:
La recepción de una solicitud
Un área de la empresa identifica la necesidad de un bien o servicio para desarrollar sus operaciones y realiza el pedido al sector de compras.
Esta solicitud es analizada, se investiga si su adquisición se requiere realmente y si el gasto está contemplado dentro del presupuesto del ejercicio y hay fondos disponibles.
En caso de ser aprobada, se inicia el proceso de compras.
La elección de los proveedores
En base al pedido recibido, el área de compras explora el mercado e invita a distintos proveedores a que envíen sus cotizaciones.
Para participar estos deben pasar por una serie de filtros en los que se examinan sus trayectorias y referencias, sus condiciones financieras, sus tecnologías y capacidades técnicas y sus políticas de gestión ambiental y responsabilidad social corporativa.
La evaluación de las propuestas
Una vez recibidas las distintas cotizaciones, estas se evalúan de manera rigurosa para elegir la más adecuada.
Durante este proceso se analiza el precio ofertado, pero también la calidad de los productos, los tiempos de entrega, el servicio post venta y las facilidades de pago ofrecidas.
La negociación de los contratos
Una vez elegido el proveedor, se realiza una negociación para establecer el costo final del contrato, su duración, los plazos de entrega, la forma de pago y las posibles multas o sanciones por incumplimientos.
Cuando está todo acordado entre las partes, se aprueba la orden de compra y se envía al destinatario.
El control de las operaciones
En la mayoría de los casos la gestión de compras también se encarga de verificar que el contrato se cumpla y que los productos o servicios adquiridos se entreguen en tiempo y forma.
Esto incluye la recepción de los pedidos, su revisión y aceptación o no, su carga en el sistema y su almacenamiento y distribución, en caso de ser necesaria.
El pago de las facturas
Una vez que el pedido está cumplido, se realiza el pago de los servicios al proveedor de acuerdo a lo establecido en la orden de compra.
La evaluación final
Cuando el proceso termina, el área de compras realiza un análisis de toda la gestión, evalúa el desempeño del proveedor y carga todos los datos en el sistema.
Importancia de la gestión de compras
Una adecuada gestión de compras ofrece muchos beneficios para la compañía. Entre los principales se encuentran:
- Permite obtener productos y servicios de mayor calidad y garantiza un abastecimiento adecuado.
- Agiliza la producción y ayuda a reducir costos al obtener mejores precios.
- Disminuye los tiempos de negociación y simplifica los procesos internos.
- Mejora la relación y la comunicación con los proveedores.
- Ofrece una ventaja competitiva.
- Aumenta la transparencia en la contratación y la entrega de materiales y productos.
- Minimiza los riesgos operativos y facilita el trabajo en equipo.
- Mejora la satisfacción general de los clientes internos y externos.
De esta manera, al tener un impacto directo en las ventas y en los costos, la gestión de compras es de suma importancia para lograr el éxito empresarial.
Entre los problemas más habituales que dificultan su tarea se encuentran:
- No realizar una planificación adecuada de las necesidades de las distintas áreas.
- No tener una política de compras y un sistema de negoción y contratación definidos.
- No conocer los bienes y servicios que se adquieren.
- No saber cuáles son los costos que maneja el mercado.
- No contar con un catálogo de proveedores actualizado.
- Realizar compras teniendo en cuenta solo el precio de los servicios.
- Trabajar con una gran cantidad de proveedores a la vez, lo que dificulta el control y los beneficios por volúmenes de compra.
Ideas para mejorar la gestión de compras
Para una mejor gestión de compras seguí estos consejos:
Armá una base de datos de proveedores
Contar con información actualizada sobre los distintos abastecedores de productos y servicios, con datos sobre su capacidad de producción, principales virtudes y defectos, y números de contacto ayuda a agilizar la gestión de compras.
De esta manera, cuando recibas una solicitud ya tendrás identificadas a las posibles fuentes de suministro y sabrás cuáles son las ventajas y desventajas de trabajar con cada una de ellas.
Realizá un relevamiento de las necesidades internas
Hay bienes y servicios que, por el tipo de negocio, se requieren de manera frecuente. Conocer las necesidades específicas de la compañía te permitirá anticipar los pedidos, elegir el mejor momento para comprar (por ejemplo en un mes específico del año o durante una promoción) y obtener descuentos por adquisiciones al por mayor.
Sin embargo, en este último caso también hay que tener en cuenta los gastos de almacenamiento, ya que el mantenimiento y el guardado de los productos en el depósito también generan un costo.
Investigá al mercado
Además de evaluar de manera periódica a los proveedores actuales, es importante investigar constantemente el mercado para descubrir otros abastecedores y servicios disponibles, nuevas tecnologías o cambios en los precios.
Elaborá un presupuesto
Tener un presupuesto empresarial permite saber cuánto dinero puede gastar cada área durante el ejercicio. Esto facilita todo el proceso de compras y minimiza los riesgos al mantener la gestión dentro de los límites fijados.
Controlá los resultados
Para optimizar la gestión de compras es necesario analizar de manera frecuente los procesos de adquisición, la calidad de los productos y bienes adquiridos y el desempeño de los proveedores.
Esta información es clave para encontrar acciones de mejora y aumentar los resultados.
Probá nuevas alternativas
Muchas empresas se quedan en la posición cómoda de trabajar siempre con el mismo proveedor. Sin embargo, es importante animarse a probar nuevos servicios y experimentar a otros abastecedores para evitar la dependencia y contar con alternativas en caso de que surja algún tipo de inconveniente.
Del mismo modo, a la hora de pedir cotizaciones es clave no limitarse a una sola opción y solicitar precios a distintas empresas.
Automatizá los procesos
Contar con un proceso automatizado y estandarizado para recibir los pedidos de compras, examinarlos, invitar a los proveedores, obtener las cotizaciones y negociar los contratos agiliza las operaciones y reduce los tiempos de manera significativa.
La forma más fácil de hacerlo es a través de un software de gestión empresarial, que centraliza toda la información en un solo lugar y permite el acceso a ella en cualquier momento y desde cualquier dispositivo.
Hay sistemas como el ERP (siglas en inglés de “Planificación de Recursos Empresariales”) que administran todas las operaciones de una compañía, mientras que otros son específicos para los procesos de fabricación y el manejo del stock como el MRP (siglas de “Planificación de requerimientos de material”).
Xubio, por ejemplo, es una plataforma que ofrece servicios de contabilidad en línea, control del stock de mercaderías, emisión de facturas electrónicas, manejo de las cuentas a cobrar, liquidación de sueldos, cálculo de los impuestos y reportes de ventas y resultados financieros.
La misma es utilizada por más de 50.000 pequeñas y medianas empresas y estudios contables de América Latina y cuenta con diversos canales donde los usuarios pueden capacitarse de forma rápida y sencilla.
En conclusión
Una adecuada gestión de compras garantiza el correcto funcionamiento de las operaciones, al permitir que las distintas áreas de la empresa cuenten con los bienes y servicios necesarios para realizar sus actividades. Además es vital para reducir costos y mejorar la productividad y la relación con los proveedores.
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