Compras, ingresos y registros bancarios son solo algunos de los aspectos de la contabilidad de una PyME. En este blog te damos algunos consejos prácticos. Nuestra Pyme necesita llevar de manera ordenada su contabilidad para contar con una herramienta clave en la toma de decisiones. La información contable no se debe generar solo a efectos del cumplimiento impositivo. Llevar una contabilidad organizada nos permitirá conocer nuestras necesidades de financiación y/o oportunidades para nuestros activos ociosos.
Un análisis de costos y ventas nos puede indicar que la actividad de nuestra Pyme es rentable. Pero conocer los plazos de pago y de cobranza de clientes y proveedores resulta primordial sobre todo si por ejemplo, contamos con clientes de gran envergadura que presentan demoras en los pagos.
Para llevar una buena contabilidad en una Pyme necesitamos contar con las herramientas adecuadas. Podemos comenzar con un Excel, pero sus posibilidades se verán limitadas a medida que aumente el volumen de las operaciones. Muchas personas sienten que las herramientas de gestión online exceden sus necesidades y los abandonan, pero en la mayoría de los casos tienes estas permiten ingresar solamente los datos de los que realmente interesan para generar un reporte en el corto plazo.
Consejos para llevar la Contabilidad de una PyME
Quienes recién comienzan encontrarán dos opciones. La primera es que el relevamiento de los comprobantes que respaldan las operaciones sean administradas por un contador para realizar las liquidaciones mensuales y anuales. En muchos casos no es posible conocer los reportes detallados mensuales de ventas y compras, ya que solo se reciben la liquidación mensual o anual que los resume. Esto genera una doble contabilidad en muchos casos, ya que personalmente es recomendable llevar un control de movimientos.
Una solución para esto, es optar por gestiones en la nube. Estas herramientas permiten evitar el doble trabajo de carga de datos que observamos en el primer caso. Al ser en línea, la empresa puede hacer la facturación y la carga de comprobantes, mientras el contador acceda a estos datos para realizar las presentaciones y el asesoramiento.
La segunda opción para la carga de la documentación respaldatoria de las operaciones, es que desde la empresa realice la carga inicial. Así se pueden obtener todos los informes y reportes que servirán para la toma de decisiones, y si se utiliza una solución online el contador puede tener acceso a tales datos.
Principales operaciones que debería registrar una PyME
Dependiendo del tipo de actividad que realicemos podemos encontrar la necesidad de otros registros adicionales. Pero veamos a continuación cuáles son las operaciones básicas que la contabilidad de una PyME no puede pasar por alto:
Ventas y compras:
Respaldadas por las respectivas facturas de venta y compra. A través de los conocidos como libros de IVA ventas y compras podremos conocer el detalle de estos movimientos de forma mensual, que sirven de base para liquidación de los impuestos.
Ingresos y gastos:
Respaldados generalmente por órdenes de pagos y recibos de cobro.
Movimientos bancarios:
A través de los extractos bancarios que hoy en día se pueden obtener online y cheques que recibimos o emitimos, resulta fundamental conocer la disponibilidad de fondos con la que contamos y las futuras operaciones que van a afectar a ese flujo de fondos.
Inventario:
Un control de stock resulta clave si vendemos bienes, para conocer la disponibilidad de los mismos para concretar operaciones y planificar nuestras compras.
Saldos de clientes y proveedores:
No solo son importantes para el control necesario del cumplimiento de los plazos esperados de pago y cobro. Analizar los tiempos promedio de cobranza y pago por ejemplo, nos permitirá optimizar nuestros ingresos y gastos. Optimizar nuestros ingresos ya que en aquellos casos que contemos con activos ociosos podemos analizar alternativas para rentabilizarlos. Y en el caso de los gastos, saber de antemano las necesidades de financiación nos permitirá aprovechar mejores oportunidades si lo tenemos en claro, antes que recurrir de manera apresurada a las operaciones de giro en descubierto.
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