¿Qué es un catálogo de cuentas? ¿Para qué sirve? ¿Cuáles son sus principales características? ¿Cómo se crea? ¿Cómo se debe organizar? En este artículo te respondemos todas estas preguntas. ¡Sigue leyendo!
¿Qué es un catálogo de cuentas?
El catálogo de cuentas es una herramienta contable que permite detallar en forma ordenada los números y nombres de las cuentas de activo, pasivo, capital, ingresos, costos, gastos y orden que componen la contabilidad del ente.
El propósito de este instrumento es el de ofrecer una clasificación sencilla, clara y flexible de las cuentas con las que se registrarán los movimientos de la organización que lo utilice.
El principal beneficio de hacer un catálogo de cuentas es que permitirá ver plasmadas todas las cuentas imputables y no imputables en un solo archivo. Dicho en otras palabras, este instrumento contable ofrece información a primera vista, acerca de la actualidad y de un futuro cercano de la organización. Es importante tener en cuenta que esta herramienta puede variar según los movimientos de cada compañía y como lo administre el contador a cargo.
¿Para qué sirve un catálogo de cuentas?
El catálogo de cuentas contable facilita el registro de todos los movimientos diarios de una empresa, organizando los diferentes hechos económicos que puedan ocurrir por grupos homogéneos como pueden ser ingresos, egresos, capital, activos y pasivos. Además, es una forma ordenada de presentar información importante de la empresa.
La idea es que sea un instrumento que todos los trabajadores relacionados a la parte contable, financiera o ejecutiva puedan leer y entender el flujo de movimientos que registran. De esta forma, permite que los registros contables sean consistentes. Esto ayuda en la toma de decisiones a realizar como, por ejemplo, hacer una inversión.
Por lo tanto, la importancia de esta herramienta contable es que permite organizar y analizar las cuentas que registran la actividad constante de la empresa. Asimismo, es un instrumento necesario para poder cumplir con la exigencia de la contabilidad electrónica por parte del SAT.
Dentro de las distintas presentaciones que exige el SAT al solicitar la contabilidad electrónica, se encuentra también el catálogo de cuentas que deberá presentarse al inicio de la actividad del ente y cada vez que se modifica.
Para cumplir con el formato requerido por el SAT, es importante que el catálogo de cuentas se presente en un archivo XML y que cada una de las cuentas que lo componen indiquen su número, nombre, naturaleza, nivel, subcuenta (de corresponder) y el código agrupador de la cuenta del catálogo del SAT a la que equivalen.
¿Cuáles son las principales características de un catálogo de cuentas contables?
Para que el catálogo de cuentas de una empresa sea eficiente se recomienda que cumpla con requisitos como:
Estar actualizado
Es importante que el catálogo de cuentas contables esté compuesto por las cuentas utilizadas y que se están utilizando al momento de su presentación. A su vez, estas cuentas deben corresponder con la operatoria habitual del ente.
Ser flexible
Dentro de lo posible, debe permitir que se agreguen o modifiquen cuentas para reflejar la realidad y el futuro de la empresa.
Ser preciso
Es necesario que el detalle sea claro para evitar confusiones o ambigüedades que pueden derivar en malentendidos o errores. Una de las claves a seguir para que el catálogo sea preciso es que las cuentas estén agrupadas fácilmente.
¿Cómo crear un catálogo de cuentas?
Existen sistemas contables que facilitan la creación del catálogo de cuentas con la información que se vuelca diariamente en él. Naturalmente utilizar una planilla de cálculo es una buena opción, aunque se recomienda siempre por una cuestión de accesibilidad, innovar y migrar los sistemas contables al soporte en la nube.
En este caso, el primer paso será clasificar toda la información que se recibe de la empresa para poder crear grupos homogéneos y agrupar los comprobantes según su naturaleza. Algunas de las clasificaciones serán: ventas, cobros, compras, pagos, entre otros. Si bien no existe un instructivo taxativo, lo importante es que tenga una estructura correcta.
Una vez que los hechos económicos de una entidad se encuentren agrupados según su naturaleza, el paso siguiente es definir las cuentas que se necesitarán para registrar los mismos.
Para esto, se suelen estructurar las cuentas y así el catálogo de cuentas en 3 elementos ordenadores: rubro, cuenta y subcuenta. Cada uno de estos debe contener la siguiente información:
- Rubro: Es el primer agrupador de información que tendremos en el catálogo de cuentas y hace referencia a las divisiones de operaciones que integran la situación financiera y económica de la empresa. Por ejemplo: Activos, Capital, Gastos, entre otros.
- Cuenta: Son las divisiones que integrarán los rubros. Por ejemplo, dentro del Activo, tendremos varias cuentas cómo Caja, Bancos, Clientes.
- Subcuenta: Aquí se realiza el detalle pormenorizado de las cuentas, generando el registro final del catálogo de cuentas. Por ejemplo: Caja Chica (dentro de la cuenta “Caja”) o diferentes entidades bancarias (dentro de la cuenta “Banco”).
A su vez, dentro de los rubros patrimoniales “Activo” y “Pasivo”, existe una división anterior a la de cuentas que agrupa a estas según el tiempo de su realización. Estos son los subrubros de “Activo/Pasivo a corto/largo plazo”.
Una vez que se tenga definido qué información corresponde a la parte de rubro, cuenta y subcuenta, el catálogo, se puede organizar como explicaremos a continuación.
Los soportes de contabilidad en la nube facilitan el acceso a nuestros datos en cualquier momento y lugar.
¿Cómo organizar el catálogo de cuentas?
Las cuentas y subcuentas que integran el catálogo deberán estar organizadas según el rubro de la misma. Es fundamental que cada una esté bien clasificada dentro de su grupo para cumplir su función. La importancia de la organización es primordial dado que uno de los beneficios que da esta herramienta es mostrar todas las cuentas de la empresa de forma concisa, clara y ordenada.
Existen varias formas de organizar un catálogo de cuentas:
Sistema Numérico
La utilización del sistema numérico para ordenar las cuentas implica que se agruparan por el tipo de rubro y a su vez se divide por cuentas y subcuentas. De esta manera, se asignarán números enteros correlativos a los rubros y las cuentas y los subgrupos se ordenarán por orden separándolos por un punto o un guion como un índice. Por ejemplo:
100 – Activo
100.01 – Activo a corto plazo
100.01.101 – Caja
100.01.102 – Bancos
Sistema Alfabético
Al igual que en el caso anterior, se organizan el rubro, cuentas y subcuentas utilizando las letras del alfabeto.
Sistema Alfabético y Alfanumérico
Como su nombre lo especifica, se usarán las letras y números para la organización del catálogo de cuentas.
Sistema nemotécnico
Utilizando abreviaciones que hagan recordar a qué hacen referencia. Algunos ejemplos podrían ser:
A.C.P (Activo a corto plazo)
A.L.P (Activo a largo plazo)
Para empresas que cuentan con varias sucursales, agencias o diferentes departamentos de contabilidad, se recomienda establecer un patrón de catálogo de cuentas para que todos plasmen la información de la misma manera. De esta forma, se podrá realizar un análisis de cómo evoluciona cada sucursal y si hay que tomar alguna medida financiera.
Otra información importante que debe tener cada catálogo es la fecha en la que se actualiza. Así se podrá corroborar que se está trabajando con información actualizada y si se guardan todos los archivos, con el análisis a través del tiempo se puedan establecer patrones dentro de la empresa. De la misma manera, es una exigencia del SAT para su presentación.
En conclusión
Como hemos visto, el catálogo de cuentas puede ser una herramienta muy útil para mantener la contabilidad de tu empresa en óptimas condiciones. Si te ha quedado alguna duda o quieres saber más, te recomendamos que ingreses a xubio.com/mx/.
