Qué es un catálogo de cuentas contables, cómo y porqué hacerlo.

El catálogo de cuentas en la nube es una herramienta de contabilidad que permite registrar y ordenar las operaciones de una empresa. El propósito de este instrumento es poder ofrecer una clasificación sencilla, clara y flexible de los movimientos de la organización que lo utilice. El principal beneficio es que permite ver plasmados todos los activos, pasivos, ingresos, egresos y capital en un solo archivo.

Dicho en otras palabras, este instrumento contable ofrece un pantallazo de la actualidad y de un futuro cercano de la organización. Es importante tener en cuenta que cada catálogo de cuentas puede variar según los movimientos de cada compañía y como lo administre el contador a cargo, siendo recomendable optar siempre por plataformas de gestión en línea que permitan el acceso remoto a la información contable.

catalogo de cuentas

Desde cualquier parte del mundo, un catálogo de cuentas contable en línea permite tener control sobre los movimientos de una empresa.

Usos prácticos del catálogo de cuentas.

Existen sistemas contables que facilitan la creación del catálogo de cuentas con la información que se vuelca diariamente en él. También se puede hacer un catálogo de cuentas en excel si se tiene un buen conocimiento de las planillas y sus funciones. El primer paso para poder armar el catálogo sería clasificar toda la información que se recibe de la empresa para poder crear grupos homogéneos y agrupar los comprobantes según su naturaleza.

Algunas de las clasificaciones serán: ventas, cobros, pagos, entre otros. Si bien no existe un instructivo, lo importante es que tenga una estructura correcta. Para esto se suele organizar la información en 3 elementos ordenadores: rubro, cuentas y subcuentas. Cada uno de estos debe contener la siguiente información:

  • Rubro: Es el primer ordenador de información que tendrémos en el catálogo de cuentas y hace referencia a las subdivisiones de operaciones que integran la situación financiera de la empresa que quiere organizar sus movimientos. Por ejemplo: Activos, Gastos, Cobranzas.
  • Cuenta: Son las divisiones que integrarán los rubros. Por ejemplo, dentro del Activo, tendremos varias cuentas: Caja, Bancos, Clientes.
  • Subcuentas: Aquí se realiza el detalle pormenorizado de las cuentas, generando el registro final del catálogo de cuentas. Por ejemplo: Caja Chica (dentro de la cuenta “Caja”) o diferentes entidades bancarias (dentro de la cuenta “Banco”).

Una vez que definido qué información corresponde a la parte de rubro, cuenta y subcuenta se puede organizar como explicaremos a continuación.

catalogo de cuentas

Sin papeles ni carpetas, la contabilidad en línea permite manejar grandes volumenes de datos.

¿Cómo organizar un catálogo de cuentas?

Las cuentas que integran el catálogo deberán estar organizadas según la naturaleza de la misma. Es fundamental que cada una esté bien clasificada dentro de su grupo para cumplir su función.

La importancia de la organización del catálogo de cuentas es primordial dado que uno de los beneficios que da esta herramienta es mostrar todos los movimientos de la empresa de forma concisa, clara y ordenada.

  • Sistema Numérico:

La utilización del sistema numérico para ordenar las cuentas implica que se agruparan  por el tipo de rubro y a su vez se divide por cuentas y subcuentas. De esta manera se asignará el número entero (1) al rubro y las cuentas y los subgrupos se ordenarán por orden separándolos por un punto como un índice. Por ejemplo:

1- Activos.

1.1- Activos circulantes.

1.1.1- Caja.

1.1.2- Bancos.

  • Sistema Alfabético.

Al igual que en el caso anterior, se organizan el rubro, cuentas y subcuentas utilizando las letras del alfabeto.

  • Sistema Alfabético y Alfanumérico.

Como su nombre lo especifica, se usarán las letras y números para la organización del catálogo de cuentas.

  • Sistema nemotécnico:

Utilizando abreviaciones que hagan recordar a qué hacen referencia. Algunos ejemplos podrían ser:

A.C. (Activos circulantes).
A.n.C (Activos no circulantes).

Para empresas que cuentan con varias sucursales, agencias o diferentes departamentos de contabilidad, se recomienda establecer un patrón de catálogo de cuentas para que todos plasmen la información de la misma manera. De esta forma, se podrá realizar un análisis de cómo evoluciona cada sucursal y si hay que tomar alguna medida financiera.

Otra información importante que debe tener cada catálogo de cuentas es la fecha en la que se emite. Así se podrá corroborar que se está trabajando con información actualizada y si se guardan todos los archivos, con el análisis a través del tiempo se puedan establecer patrones dentro de la empresa.

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